26 marras Millainen johtoryhmän kokous on mielestäsi tuottava?
Tässä muutamia vinkkejä turhan työn puolittajilta tehokkaan johtoryhmän tai minkä tahansa kokouksen tuottavuuden parantamiseen.
Jos nyt kerrankin olisi valmisteltu palaveri. Työnjako ja aikataulu
Valitse ennakolta kokoukseen puheenjohtaja ja kirjuri. Kirjurin tehtävä on hallita tehtävät ja keskusteltavat listoja. Tehtävät lista on kuluvan viikon aikana yhden henkilön lupaamia tehtäviä. Keskustelut lista liittyy niihin asioihin, joita pitää kyseisessä kokouksessa keskustella. Vaadi jäseniä ennakolta katsomaan omien projektien tila ja mittareiden luvut. Sitten vain kokousta käyntiin sovitun agendan mukaisesti. Ajoissa.
Miten rakennat yhteistyön ilmapiirin?
Tämä kysymys nousi ensimmäisenä ajatuksiini, kun pohdin meidän kokouksien kulkua. Joskus suksi lähtee väärälle latu-uralle ja lopputuloksena kellotamme mäen alla kuka missäkin asennossa vailla selvyyttä, miten päästäisiin takaisin asiaan ja vielä hyvillä mielillä. Suosittelen kysymään kokouksen alkuun jokaiselta: Mitä hyvää kuuluu sekä kotioloihin että työprojekteihin. Tällä kokouksen sävy muuttuu myönteiseksi ja aikaa tähän ei tarvitse käyttää kuin muutama minuutti. Pose.
Olemmeko projekteissa tavoitteissa?
Keskity kehitysprojektien läpikäynnissä enemmän raportointiin muodossa aikataulussa tai ei aikataulussa. Jos ei aikataulussa joko työlistalle tai keskustelulistalle tulee merkintä. Jätetään tässä jaarittelu pois ja keskitytään raportointiin.
Mitä toimenpiteitä meidän mittarimme vaatii meitä tekemään?
Menemmekö kohti valittuja numeerisia tavoitteita vai vaatiiko se tekemistä. Jokaisen mittarin omistaja jälleen raportoi ja jos ei numerot eivät ole kunnossa kirjataan työlistalle tai keskustelulistalle.
Miten käsittelet keskustelua vaativat asiat tehokkaasti?
Valitkaa yhdessä keskustelua vaativalta listalta maksimissaan kolme asiaa, jotka teidän täytyy keskustella ja päättää kokouksen aikana. Lähde liikkeelle ensimmäisestä. Jokainen osapuoli käy asiaan liittyvät puheenvuorot, jonka jälkeen tee päätösehdotus asiasta. Asian päättäminen muuttuu nopeaksi, kun sinulla on päätösehdotus. Seuraavaan asiaan ei voi mennä ennekuin valittu kohta on käsitelty. Kirjatkaa päätös ylös ja ottakaa käsittelyyn listalla oleva seuraava asia. Kun olette käsitelleet kaikki kolme kohtaa, valitkaa seuraavat kolme. Näin saatte huimaa vauhtia käsiteltyä pöydällä olevat asiat. Jos ja kun teillä jää asioita käsittelemättä lista toimii pohjana seuraavalle kokoukselle.
Miten viestimme?
Kokouksen lopussa on yhteenvedon aika. Katso työlistalta mitä minä lupasin tehdä kuluvan viikon aikana. Lähetä keskustelussa päätetyt tiedotettavat asiat asiaan kuuluville henkilöille. Päätä kokous ajoissa. Kukaan ei jaksa venyviä kokouksia.
Mittaatko kokouksia?
Jos et sä mittaa niin et tiedä kehitystä. Antakaa arvosana kokoukselle ja kirjatkaa keskiarvo ylös. Jos se on alle 7 niin pohtikaa miten saatte ne vielä paremmaksi.